La présente politique énonce les lignes directrices et les règles venant encadrer la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de tout renseignement personnel détenu par le cabinet Altia Légal inc. (le « Cabinet » ou « nous ») concernant une personne physique et/ou permettant, directement ou indirectement, de l’identifier (chacun, un « renseignement » ou « renseignement personnel ») et ce, pour le bénéfice de nos clients, fournisseurs, partenaires ou tout autre intervenant visé par nos services professionnels conformément aux lois applicables au Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Fédéral).
PORTÉE DE LA POLITIQUE
À titre de cabinet juridique, nous recueillons et traitons quotidiennement différents types de renseignements personnels, y compris notamment des renseignements d’identité (nom, prénom, date de naissance, N.A.S.), des coordonnées de contact (adresse, courriel, numéro de téléphone), des renseignements biographiques (poste, nom d’employeur, contenu média), des informations financières ou fiscales, des renseignements relatifs à des services, des données d’identification et autres données de vérification des antécédents (permis de conduire, passeport, facture d’un service public, preuve de propriété véritable ou des renseignements sur la provenance de fonds) ou tout autre renseignement personnel requis dans le cadre de notre prestation de services.
La présente politique ne vise pas tout renseignement relevant du domaine public, ni tout renseignement personnel concernant l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise (fonction, coordonnées professionnelles, autres). Au surplus, nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès de personnes âgées de moins de 16 ans sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur et prenons les précautions requises afin de se conformer aux lois applicables concernant la vie privée des personnes mineures.
COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous collectons vos renseignements personnels qu’aux fins nécessaires dans le cadre de la prestation de nos services. Ces renseignements ne seront utilisés qu’à ces mêmes fins, sauf en cas de consentement additionnel de votre part ou si la loi l’autorise ou l’exige.
Vos renseignements personnels peuvent notamment, mais sans s’y limiter, être utilisés aux fins suivantes :
- Fournir nos services juridiques et tous services afférents;
- Respecter nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques, dont notamment mais sans s’y limiter, toute législation applicable encadrant la pratique des avocats et des notaires et exigeant l’identification et la vérification d’identité des clients;
- Prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la législation applicable;
- Facturer et percevoir les paiements dus;
- Administrer et améliorer nos services – gérer et assurer un service à la clientèle, veiller au respect d’obligations contractuelles, administrer le Cabinet selon les standards professionnels;
- À des fins de recrutements – traiter et évaluer des candidatures;
- À des fins de marketing et de développement des affaires – communiquer avec vous notamment quant aux mises à jour du Cabinet, aux nouveaux services offerts, à l’information sur les développements juridiques et/ou à toutes invitations à des événements;
- Assurer la sécurité de notre site web et de nos infrastructures technologiques;
- Réorganiser notre Cabinet – si une réorganisation est envisagée (fusion, cession, autre), une partie ou la totalité des renseignements personnels détenus par le Cabinet pourrait devoir être transféré à un tiers (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à l’entité issue d’une telle réorganisation et ce, à des fins similaires que celles énoncées à la présente politique ou à des fins d’analyse.
- Toutes autres fins auxquelles vous avez consenties, de façon expresse, implicite ou par effet de la loi.
DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Vos renseignements personnels peuvent être fournis à nos prestataires de services ainsi qu’à nos partenaires. Nous pouvons également les communiquer pour répondre à une obligation légale ou pour faire valoir nos droits. Nous ne divulguons vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf si la loi l’exige ou si vous y consentez expressément.
Nous pouvons notamment partager vos renseignements personnels avec :
- Des tiers fournisseurs de service et/ou prestataires de services, des parties adverses et leurs conseillers, des prêteurs, des assureurs, des autorités gouvernementales et/ou tout autre intervenant nécessaire dans l’exécution de nos services professionnels, y compris notamment dans le cadre de transactions commerciales et toutes autres procédures judiciaires (par exemple, toute fusion, acquisition, financement, vente d’actifs ou autre opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre prévoyant le transfert de renseignements personnels). Nous limitons la divulgation à ces intervenants aux seuls renseignements raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions;
- Des autorités gouvernementales ou organismes chargés de l’application de la loi lorsqu’exigé par lesdites lois applicables ou si nous croyons de bonne foi qu’une telle divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables;
- Tout autre tiers – lorsque vous y consentez expressément.
À noter qu’aucun renseignement n’est transféré à l’extérieur du Québec sans évaluation préalable des risques. Avant tout transfert, le Cabinet s’assure d’une protection adéquate de vos renseignements personnels. Il est toutefois possible que des autorités gouvernementales ou des organismes d’application de la loi puissent avoir accès à vos renseignements personnels en vertu d’une ordonnance légale, qu’elle soit rendue au Québec ou à l’extérieur.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et afin de nous conformer à toutes obligations légales et réglementaires. Pour toute question, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
CONSENTEMENT
En fournissant vos renseignements personnels au Cabinet, vous consentez expressément à leur collecte, utilisation, communication et conservation conformément à la présente politique. De plus, si vous transmettez des renseignements personnels concernant une autre personne, vous confirmez avoir obtenu préalablement son consentement ou toute autorisation requise par la loi permettant leur collecte, utilisation, communication et conservation aux fins décrites dans la présente politique.
Si vous souhaitez retirer ou modifier votre consentement, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
VOS DROITS EN MATIÈRE D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION
Sous réserve de nos obligations professionnelles et conformément aux lois applicables, vous pouvez en tout temps demander l’accès à vos renseignements personnels, obtenir des informations quant à leur collecte, leur utilisation et/ou leur divulgation, en demander la correction s’ils sont inexacts ou incomplets, ainsi que retirer votre consentement à la présente politique.
Pour ce faire, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
GESTION DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
En cas d’incident de confidentialité, une analyse sera réalisée sans délai afin de déterminer son ampleur. Si un risque sérieux de préjudice est identifié, l’incident sera notifié dans les plus brefs délais à la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi qu’aux personnes concernées, avec des recommandations pour minimiser les risques.
MODIFICATION DE LA POLITIQUE
La présente politique peut être modifiée à tout moment afin de refléter les changements législatifs ou opérationnels. Toute mise à jour sera publiée sur notre site web avec indication de la date de mise à jour et entrera en vigueur concurremment à sa mise en ligne. Votre utilisation de notre site web suivant l’affichage d’une version amendée de la politique constitue votre consentement à être soumis à ces changements.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Pour toute question concernant la présente politique ou vos renseignements, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Me Pascale Vicaire
pvicaire@altialegal.com
Dernière mise à jour : 1er août 2025
